Проблема
Управление сроками оплаты было полностью ручным и неконтролируемым. Сроки платежей легко упускались, так как никто не напоминал о предстоящих платежах. Все процессы вели вручную без системы отслеживания.
При упущении срока возникали просрочки, которые влекли репутационные и рабочие риски. Команда работала в режиме реактивных запросов: сотрудники постоянно спрашивали друг у друга "напомните вручную" или "а вы не забыли выгрузить счёт?".
Счета приходили через СБИС в канцелярию, но не проверялись и не выгружались автоматически. График оплат хранился в разрозненных Excel-таблицах без единой точки контроля. При росте количества объектов и договоров система становилась неуправляемой.
Решение
Внедрена система автоматизированного контроля и оповещения о сроках платежей.
Единая Excel-таблица на Р7 с полной информацией:
- Объект, номер спецификации или договора
- Сумма и дата плановой оплаты
- Актуальный статус счёта: ожидаем, получен, в работе, оплачен
Визуальная индикация в таблице для быстрого определения критичности:
- Зеленый цвет — платёж выполнен
- Жёлтый цвет — срок приближается (за 3 недели)
- Красный цвет — требуется срочное действие (за 2 недели или меньше)
RPA-робот работает полностью автоматически:
- Отслеживает приближение сроков платежей по расписанию
- Анализирует статусы и рассчитывает оставшееся время до платежа
- Автоматически отправляет письма через Outlook нужным сотрудникам с напоминанием о предстоящем платеже
- Работает без участия людей, включаясь по установленному графику
Результаты
После внедрения решения:
- Полный контроль над сроками — ни один платёж не будет упущен, все даты под постоянным мониторингом
- Автоматические напоминания — команда получает своевременные уведомления через привычный Outlook
- Наглядная визуализация — в таблице сразу видно, где требуется срочное действие, а где всё в порядке
- Снижение нагрузки на канцелярию и бухгалтерию — нет необходимости держать всё в голове и постоянно отслеживать сроки
- Проактивное управление — есть время действовать заранее благодаря предварительным уведомлениям
- Масштабируемость — система одинаково эффективна при работе с одним объектом или сотней договоров)))