Проблема
Процесс сверки актов был полностью ручным и крайне трудоёмким. 15 бухгалтеров ежегодно проводили до 4 000 сверок актов сверок вручную. Основную часть работы выполняли сотрудники вручную, что требовало значительных временных и человеческих ресурсов.
Каждую сверку требовалось проверять, сравнивать данные и выявлять расхождения в документах. Высокий риск ошибок при ручной обработке большого объёма документов. Невозможность масштабировать процесс без привлечения дополнительного персонала.
Решение
Внедрена полностью автоматизированная система сверки актов на базе распознавания текста и интеллектуального анализа.
Распознавание документов:
Входящий акт сверки в формате PDF поступает в сервис Correct, который использует продвинутые нейронные сети OCR от Яндекса для точного распознавания текста из документа.
Извлечение данных:
Система автоматически выделяет необходимые атрибуты из шапки документа: реквизиты контрагента, периоды сверки, суммы и прочие параметры.
Интеграция с 1С БУ:
На основе извлечённых данных через каналы интеграции автоматически создаётся ответный акт в системе 1С.
Автоматическая сверка:
Система сопоставляет данные входящего и ответного актов, проводит полный анализ и выявляет расхождения.
Маркировка расхождений:
Все выявленные различия автоматически помечаются и представляются в удобном формате для анализа.
Результаты
После внедрения решения:
- Резкое сокращение времени на сверку — процесс выполняется за минуты вместо часов ручной работы
- Исключение человеческого фактора — автоматическая сверка исключает ошибки при ручной обработке
- Масштабируемость без дополнительных затрат — система одинаково эффективна при обработке 100 или 4 000 документов в год
- Освобождение ресурсов — 15 бухгалтеров могут сосредоточиться на анализе критичных расхождений вместо рутинной обработки
- Повышение качества контроля — система не упускает ни одного расхождения и обеспечивает полную прозрачность сверки
- Ускорение закрытия периодов — своевременная автоматизированная сверка способствует быстрому закрытию отчётных периодов